ביקורת חריפה על מחלקת החשמל בעיר, סגירת פניות במוקד העירוני ללא כל טיפול ועובדים שלא מקפידים על החתמת כרטיס נוכחות

כך מתנהלת עיריית יקנעם עפ"י דוח מבקר העירייה

מבקר העירייה מוטי זריהן בדו"ח הביקורת: "התנהלות העירייה עלולה היתה לגרור את העירייה לתביעות משפטיות ועלול היה לגרום לעירייה הוצאה כספית נוספת של מיליון ₪ מעבר לפגיעה התדמיתית ולפיגור בלוחות הזמנים"

יו"ר ועדת הביקורת ירון חן: "מדובר בדו"ח חריף מאוד שמציג תמונה רחוקה ממה שהנהלת העירייה מנסה לצייר בכישרון לא רב"

1. מליאת מועצת העיר יקנעם התכנסה השבוע לישיבת מועצה שלא מן המניין לדון בהמלצות ועדת הביקורת, על דו"ח מבקר העירייה לשנת 2021 וכן בדו"ח ביקורת משרד הפנים.
   יו"ר ועדת הביקורת, חבר המועצה ירון חן פתח את הישיבה והציג את התייחסות הוועדה בראשותו לנושאים שנבדקו בדו"ח: מחלקת החשמל, מלווים בחינוך המיוחד והמוקד העירוני.
2. מחלקת החשמל
   עיקר הדו"ח עסק במחלקת החשמל בעירייה ואופן אישור המכרזים בתחומה. המבקר מציין כי נפלו פגמים רבים במכרזים לתאורת רחוב בשדרות רבין ואף עלתה טענה של חבר מועצה כי יש חשד לשיתוף פעולה בין עובד בעירייה לבין קבלן מבצע בבחירת הקבלנים הזוכים.
   זריהן תקף את התנהלות מכרזי החשמל וציין בדוח כי "נתוני המכרזים מצביעים על הפסד כספי לעירייה בסדרי גודל של כ- 400,000 ₪" עוד כתב כי "התנהלות העירייה עלולה היתה לגרור את העירייה לתביעות משפטיות ועלול היה לגרום לעירייה הוצאה כספית נוספת של מיליון ₪ מעבר לפגיעה התדמיתית ולפיגור בלוחות הזמנים" עוד הוסיף כי העירייה לא דרשה פיצוי כחוק מקבלנים שלא עמדו בלוחות הזמנים.
   "בהתאם להסכם ההתקשרות, הקבלן אמור היה לסיים את העבודות תוך פרק זמן של 12 חודשים, קרי, עד ה-30.4.2019. בפועל, על פי הודעת ממונה התשתיות, העבודות הסתיימו רק בחודש ספטמבר 2021 – איחור של כ-15 חודשים (שנה ושלושה חודשים). למרות האיחור הנ"ל העירייה לא דרשה את הפיצויי המגיע לה מכח סעיף 16 להסכם.לביקורת לא הוצגו פרוטוקולים ו/או מסמכים אחרים, המעידים על סיום העבודה. ככל הנראה, ההתנהלות מול הקבלן בוצעה בעל-פה" לשון הדו"ח.
   ביחס לנהלי עבודה כתב המבקר: "בהיעדר נהלים, במחלקת החשמל חסר מידע אודות מספר המתקנים שנבדקו ו/או נמסרו על ידי מחלקת החשמל בשנים המבוקרות. פרוטוקולים של מסירת מבנים ציבוריים חסרים במחלקה". בנוסף מצא המבקר גם פער גדול בין התקציב לנתוני הביצוע, לא נקבעו יעדי עבודה ברורים והמימוש התקציבי הוא נמוך מאוד.
3. מלווים בחינוך המיוחד
   המבקר בחן את מערך המלווים בהסעות של החינוך המיוחד בשנים 2018 ו-2019. בין היתר, נבדקו הנושאים הבאים: סקירת נהלי העירייה הנוגעים למלווים, סקירת הבסיס החוקי לעבודת רכז ההיסעים, אופן עבודת אחראי היסעים, סקירת מסלולי ההיסעים, אופן קליטת המלווים, שיבוצם והכשרתם, אופן דווח הנוכחות של המלווים וכן תקציב מול ביצוע בשנים 2018 ו-2019. מדו"ח המבקר עולה כי כי ישנם עובדים שאינם מדווחים נוכחות מידי יום. המבקר קורא לעירייה להקפיד ולדרוש מכל העובדים להדפיס כרטיס נוכחות.
   עוד מצאה הביקורת כי מנהל מדור ההיסעים מנהל את מערך ההיסעים באמצעות תכנת אקסל ולא באמצעות תוכנה ייעודית. בנוסף מנהל מדור ההיסעים מנהל קובץ נפרד לכל אחת מחברות ההיסעים. כמו כן, האחראי מנהל רשימה נפרדת של המלווים, כולל היקפי המשרה שלהם. באופן כזה, קיים קושי לעקוב אחר השינויים ויש צורך לעדכן מס' רשימות במקביל. עוד עלה מהביקורת כי מעיון ברשימות המלווים נמצא, כי שמותיהם של המלווים אינם זהים בכל אחד מהקבצים שהומצאו לביקורת. לחלק מהלווים צוותו מס' תלמידים בעלי כתובת שונה ולכולם נקבעה שעת איסוף זהה. יוצא, שהתלמיד האחרון בסבב נאלץ להמתין זמן ממושך עד להגעת ההסעה.
4. מוקד עירוני

ביחס למוקד העירוני (106) מצא המבקר כי נתוני הפניות שהגיעו לביקורת מצביעים על עלייה של כ- 1,434 פניות (כ-10%) בשנת 2021 לעומת שנת 2020. מרבית התלונות שנתקבלו היו בנושא "טיאוט רחובות וניקיון" (תברואה), המשקפים עלייה של כ- 139 פניות (400%) בשנת 2021 לעומת שנת 2020. מפילוח הנתונים עולה, כי העלייה המשמעותית ממוקדת ביחידות הבאות: תברואה; פיקוח עירוני; גינון ופרקים; הנדסה.בשנת 2020 נותרו 46 פניות בסטאטוס "בטיפול" (פתוחות) – אחוז אחד (1) מסך הפניות. בשנת 2021 נותרו 373 פניות פתוחות – כ-2.5% מסך הפניות – גידול של כ- 330 פניות (1.5%) לעומת שנת 2020. בשנים 2020 – 2021 נותרו במערכת בין 73 ל- 105 פניות בסטאטוס "טיפול מתמשך", בהתאמה.
עוד מצא המבקר כי נמצא, כי אין נוהל ו/או הנחייה מחייבת המגדירים סוגי מידע שיועברו למוקד. כתוצאה מכך, המוקד מקבל פניות על פעילויות שאינן ידועות לו ואין באפשרות המוקד לסייע לתושבים הפונים. בביקורת נמצא גם כי מנכ"לית העירייה מקיימת ישיבות שוטפות עם מנהלת המוקד אחת לשבוע, אולם תוכן המפגשים אינו מתועד בפרוטוקולים מהם ניתן לאתר תקלות המחייבות התערבות הנהלת העירייה וטיפולה. בהיעדר תיעוד, יש קושי בטיפול בבעיות מערכתיות כמו מחלקה שאינה מטפלת, או מחלקה שאינה עומדת בזמני תקן ומשפיע על נושא המענה לפניות ומכאן על חווית השירות המתקבלת אצל התושב.
ביחס למוקד העירוני אמר חן כי ועדת הביקורת רואה בחומרה רבה את העלייה החדה בכמות הפניות החוזרות. סגירת פניות ללא טיפול במפגע ו/או טיפול חלקי והעברתן לסטאטוס "טופל" אינה מקובלת בשום מקרה. עוד ציינה הוועדה כי מקרים כאלו פוגעים באמינות המידע שהעירייה מעבירה לתושב וחובה על העירייה לנקוט את כל הפעולות למניעת דיווחים מעין אלה.
הוועדה גם המליצה לחברי המועצה לאשר שורה של המלצות לתיקון הליקויים, בניהם הצגת נתוני ביצוע תקציב של מחלקת החשמל כפי שנסגרו בשנים הנבדקות, הצגת נהלי עבודה חדשים של המועצה. ניהול נכון של מכרזים מרגע יציאה למכרז ועד מעקב אחר ביצוע, ומוסר התשלומים לאחר וסיום הפרויקטים ועוד. בתום הצגת המידע, אישרה מועצת העיר פה אחד את דו"ח ועדת הביקורת ותיקון הליקויים.

האם עיריית יקנעם הסתירה מידע מוועדת הביקורת ?
במסגרת דיון בדוחות הביקורת נודע כי בחודש יוני האחרון פנה יו"ר ועדת הביקורת ירון חן לממונה על הביקורת במשרד הפנים בטענה כי במשך שלושה חודשים, עיריית יקנעם הסתירה מעיניי הוועדה מכתב ממשרד הפנים ובו דרישות מהעירייה לתקן ליקויים שביקש המשרד ולקיים דיון בוועדת הביקורת.
הפניה של חן למשרד הפנים באה בעקבות מכתב ששיגר מנהל אגף בכיר לביקורת במשרד הפנים רו"ח אבי אגניהו לראש העירייה סימון אלפסי ובו כתב כי "אנו רואים בחומרה רבה את חוות דעתו המסויגת של רואה החשבון לדוחות הכספיים, המחייבת את המועצה לפעול כדי למנוע את קיומם של הגורמים לחוות דעת זו".

במכתב מציין חן כי "העירייה התקשה להודיע בין היתר על תיקון הליקויים, קיום דיון בוועדת הביקורת וכן על הדיון מיוחד בעניין הדוח במליאת המועצה עד תאריך 28.06.22.
יודגש כי העיכוב בהעברת המידע לוועדת הביקורת פוגע במנהל התקין ובעבודת הוועדה ומקשה עליה לקיים דיון יסודי ורציני בפרק זמן כה קצר. עוד הוסיף חן בפנייתו כי "תמוהה מאוד כיצד העירייה "מסתירה" ממשרד הפנים את הפרוטוקולים של ישיבות ועדת הביקורת ואף לא מעבירה אותם לידי צוות ביקורת שלכם. גם מבקר העירייה וכל הנוגעים בדבר יש חלק בכך שהדוחות שלנו לא הועברו לידי המשרד. במעשים אלו, העירייה רומסת ברגל גסה את שלטון החוק ופוגעת במנהל התקין. זאת כאשר הוועדה עצמה פועלת במדויק ולפי כללי המנהל התקין".
יו"ר ועדת הביקורת חבר המועצה ירון חן התייחס לדוחות הביקורת ואמר בתום הישיבה: "ראשית אני רוצה להודות למבקר העירייה מר מוטי זריהן על כתיבת הדו"ח והעבודה החשובה שעשה. מדובר בדו"ח חריף מאוד (מציע לכולם לקרוא אותו במלואו) במחלקות חשובות בעירייה שכמעט ולא מתפקדות. לא יתכן שבמחלקה כ"כ חשובה כמו החשמל, לא יעבדו לפי נהלים, לא יעבדו לפי תכנית עבודה שנתית ומסודרת ותקציבים לא ימומשו. בסוף הכל חוזר לתושבים שלנו שמקבלים שירות לא טוב נקודה. עצוב מאוד שדו"ח כזה מתפרסם ובעירייה, בחלק מהמקרים, מתנערים מזה ובכלל הגדילו לעשות ומייצרים תמונה שונה בתכלית מהמציאות. אני כאן לעמוד על המשמר ולהיות הקול של התושבים".

מעיריית יקנעם נמסר בתגובה: "ביקורת היא מנגנון חיובי אשר תכליתו אחת והיא למקסם ולשפר בהתמדה את נהלי העבודה בעירייה והכל לטובת מתן שירות איכותי לרווחת תושבי העיר. כאן המקום לציין שהעירייה מיישמת חלק מההמלצות ומההנחיות באופן שוטף במהלך העבודה.

מחלקת חשמל ותאורת רחובות:

אגף התפעול ובכלל זה מחלקת החשמל עובדים גם הם לפי תקן  ISO  9000. מחלקת החשמל עובדת ומטפלת במפגעים ותלונות על בסיס תחזוקת שבר דהיינו לפי מועד ודחיפות הגעת התלונות. במקרים של ריבוי תקלות,  העירייה מבצעת תגבור לצורך זה, ואכן דוחות המוקד מעידים על הפחתה מאד משמעותית בכמות התלונות ובעיקר בעניין החשמל. בנוסף, כפי שצוין לעיל, העירייה עומדת לבצע סקר מפגעים דו שנתי אשר יכלול גם את מצב עמודי התאורה. העירייה מפרסמת מדי שנה עשרות מכרזים, כולם מנוהלים לפי הוראות הדין על ידי וועדת המכרזים אשר בוחנת את ההצעות ואת האומדן  ומקבלת את ההחלטות שלה בכובד ראש ובאופן ענייני. כל החלטה בהתאם לעובדות ולנסיבות הרלבנטיות לנושא.

מלווים בחינוך המיוחד:

מדור הסעים מטפל בעשרות הסעות, מלווי הסעות ותלמידים, והעבודה בו מעשית בצורה טובה מאוד.

המוקד העירוני:

המוקד העירוני פועל לפי נוהל ISO  9001 , ומטרתו לקבל כל פנייה של כל תושב בכל נושא. מנהלת המוקד מקיימת ישיבה עם מנכל"ית העירייה מדי שבוע מעדכנת סטטוס ופילוח והנחיות להמשך טיפול. במקביל, מנהלת המוקד מקיימת ישיבות  עם מנהלי המחלקות בקשר לפניות שעוברות לסטטוס מתמשך. בשנה האחרונה מתבצע ניהול מעקב ובקרה מדגמי לפניות באמצעות צילומים מעודכנים מהשטח כאמצעי נוסף. אנו נמצאים בתהליכי הקמת משלט והחלה התקשרות עם חברה המבצעת סקר מפגעים דו שנתי, על מנת לערוך טיפול יזום ומערכתי במפגעים עקב בלאי שוטף".